Dans le domaine des activités de laboratoire, les consommables et réactifs sont souvent captifs d’équipements. Quel que soit le mode d’acquisition des équipements, les réactifs et consommables étaient, jusqu’à récemment, commandés et facturés sur la base d’un prix unitaire.
Une nouvelle forme de financement est depuis peu proposée par certains laboratoires, celle du « Coût Paramètre Prescrit Rendu ». Le recours à ce mode de facturation suppose le respect d’un certain nombre de prérequis et un niveau de précision dès la rédaction des documents de la consultation, pour garantir la bonne exécution du marché.
Le Groupe d’Etude des Marchés (GEM) a publié un guide sur le recours à une facturation au coût prescrit rendu (CPPR) tout en mettant à disposition des acheteurs un exemple de dossier de consultation (RC, CCAP, CCTP et annexes relatives à l’expression des besoins, à la présentation des offres et au suivi de l’activité). Ces documents nécessitent bien entendu d’être adaptés notamment en fonction du besoin propre à chaque établissement et du contexte local d’implantation.
1. Qu’est-ce que la facturation au « Coût Patient Rendu » ?
Le GEM définit le « Paramètre Prescrit Rendu » comme « un dosage (ou ensemble de dosages), ou une technique (ou ensemble de techniques) permettant la production d’un résultat biologique répondant à une prescription initiale ou complémentaire (biologiste ou professionnel de santé).
Concrètement, au lieu d’établir une facturation classique des coffrets de réactifs et des consommables nécessaires à la réalisation des tests, le fournisseur et les biologistes négocient un prix fixe par résultat rendu au clinicien pour chacun des paramètres. Dans ce prix sont intégrés le coût des réactifs, des calibrants, des contrôles, mais également de tous les réactifs annexes (solution de lavage, substrat commun à plusieurs dosages …) et consommables (godets, pointes, cuvettes, …) nécessaires aux dosages. Ce principe peut être étendu à la mise à disposition et à la maintenance des automates.
2. Un périmètre d’application encadré
La facturation au CPPR peut être mise en œuvre dans trois cas de figure :
- Soit dans le cadre d’un marché global prévoyant la mise à disposition d’équipements et des prestations associées, telles que la maintenance, la formation, la fourniture des réactifs et consommables associés. Une durée supérieure à 4 ans peut être envisagée, sans pour autant pouvoir excéder 8 ans, la durée devant alors être justifiée par la nécessité d’un amortissement optimale sur cette durée.
- Soit dans le cadre d’un marché « mixte » prévoyant d’une part l’acquisition ou la location d’un équipement et des prestations associées (installation, maintenance, connectivité, formation) selon un mode financement classique et d’autre part, la fourniture des réactifs et consommables associés, dont la facturation s’effectuera au CPPR. Tout comme dans le cas de figure précédent, la durée du marché peut aller, sous conditions, jusqu’à 8 ans.
- Soit dans le cadre d’une consultation prévoyant la seule fourniture des réactifs et consommables pour des équipements déjà acquis, dont la facturation s’effectuera au CPPR. Une durée maximale de 4 ans est alors à privilégier.
Contraintes, limites et prérequis à respecter :
- Pour des raisons de suivi de la production réalisée, un même paramètre ne peut être acquis selon des modalités de facturation différentes (CPPR et coût unitaire ou coffret).
- Les activités au mode de facturation au CPPR doivent garantir un suivi et une traçabilité de la production des paramètres prescrits. Pour cela, il est nécessaire que les paramètres soient exécutés sur des automates mono ou multiparamétrique connectés en bidirectionnel au SIL (système de gestion de l’information du laboratoire) ou à un concentrateur (« middleware »).
- La mise en place d’un référent pour la comptabilisation des paramètres prescrits rendus et la détermination des écarts.
- Le laboratoire titulaire du marché doit fournir l’ensemble des éléments nécessaires à l’obtention du résultat biologique (réactifs, calibrants, contrôles, consommables), avec ou sans équipements, avec ou sans maintenance.
- La mise en œuvre d’une revue de contrat au minimum annuelle.
- La mise en place d’un système de recueil d’informations permettant d’extraire à minima les données relatives au nombre de paramètres, de repasses, de contrôles, de calibrations, au numéro de série de l’équipement ayant servi à la réalisation du paramètre ainsi que la date des données et la période d’extraction.
3. Une définition exhaustive des besoins
Une définition exhaustive initiale du contenu du forfait est indispensable pour permettre la mise en œuvre efficace du marché. Les informations suivantes devront notamment être déterminées par l’établissement avant le lancement de la consultation et figurer dans les documents de celle-ci :
- Paramètre Prescrit Rendu : volumétrie annuelle, % de repasses incluant le % ou les quantités de dilutions liées à un dosage complémentaire, % d’évolution de la volumétrie/an, saisonnalité éventuelle
- Contrôle qualité interne : nombre par jour/série et par niveaux
- Contrôle qualité externe : nombre par jour/série et par niveaux
- EEQ : nombre d’EEQ et niveaux par an
- Organisation des PPR : fonctionnement au coup par coup, par série, rythme des séries, nombre d’échantillon (mini, moyen, maxi) par série, plage d’utilisation des automates, montage en miroir de certains automates
L’ensemble de ces informations devra être recensé à la fois pour les besoins de l’année calendaire précédant la passation du marché et pour les besoins prévisionnels lors de l’exécution du marché.
4. Avantages et inconvénients de la facturation au CPPR
Les atouts sont multiples :
- La possibilité d’avoir une facture mensuelle et d’automatiser par internet les commandes entrainant une réduction de la charge administrative de gestion.
- Le rapport d’activité transmis par le fournisseur indique le détail des analyses mensuelles par paramètre (dosage facturés, repasses, contrôles, points de calibration). Il permet ainsi à l’établissement d’évaluer les activités, notamment de contrôler la conformité des consommations réelles par rapport aux prévisions et d’agir sur la qualité et la productivité du travail des équipes, voire de créer des systèmes d’alerte prévenant ou expliquant les dérives.
- Le raisonnement sur le prix au rendu patient, un paramètre économique plus objectif que le prix au test, permet d’avoir une réelle visibilité sur le budget et de connaître le coût exact d’un bilan pour les réactifs utilisés.
- Le CPRR permet de faire correspondre le coût de l’automate à son utilisation réelle. En effet, les dépenses sont liées à l’activité, c’est-à-dire au nombre de résultats biologiques prescrits, et non à la réalisation des tests.
Mais des inconvénients sont également à souligner :
- La nécessité de disposer des outils informatiques suffisants et correctement paramétrés, notamment pour le recueil des informations essentielles à la définition des besoins et pour le suivi et la traçabilité de la production des paramètres.
- La détermination préalable et rigoureuse des objectifs d’activités semble également indispensable.
- La mise en place de ce mode de facturation demande aussi une rigueur particulière, tant sur la gestion des stocks que sur le contrôle de l’activité. Certains fournisseurs exigent d’ailleurs que l’établissement dispose d’un logiciel de gestion des stocks afin que lui soit transmis à intervalles réguliers l’état des stocks.
La restructuration actuelle de nombreux laboratoires demande une remise en question profonde de leurs organisations. Augmenter la productivité tout en maintenant des objectifs de qualité et de rentabilité nécessitent de revoir certains processus, notamment de simplifier les procédures de commandes et de facturation. La facturation au CPPR devrait ainsi permettre aux biologistes de disposer d’un outil de surveillance « en temps réel » de l’activité du laboratoire et de libérer du temps aux techniciens leur permettant de se consacrer moins à la préparation fastidieuse des commandes et de se recentrer davantage sur leur cœur de métier, notamment la validation technique et la démarche de qualité.
