Mise en oeuvre de la solution de programmation des marchés d'une collectivité territoriale

La collectivité est engagée dans un projet de transformation de sa fonction Achats. Un état des lieux des forces et faiblesses de l’organisation ainsi que des pratiques attachées à la commande publique a été réalisé.

A l’issue de ce diagnostic, le Département a constitué un groupe Projet « commande publique », composé de la Direction Générale et des grandes Directions prescriptrices. Ce groupe Projet est chargé de mettre en place les actions autorisant une meilleure efficience de la commande publique de la collectivité.

Un chantier de consolidation des outils de pilotage de l'activité et de la performance Achats est rapidement identifié.

CKS est charge de mettre en oeuvre une application WEB collaborative permettant :

• La programmation des procédures de passation des marchés
• La gestion des réunions clefs (y compris CAO)
• La mise en oeuvre du corpus Achats de la collectivité (Stratégie Achats, rapport de présentation, lettre de rejet, ...)
• La mise en oeuvre d'un certain nombre de points de contrôles
• Le suivi et l'affectation de la charge de travail,
• La production d'indicateurs d'activité et de performance Achats (y compris pilotage des gains)

Une équipe, constituée d'un consultant fonctionnel et d'un intégrateur (ingénieur informatique expert de la solution de programmation), est mobilisée sur une durée d'un mois pour :

• Paramétrer la solution
• Réaliser une interface vers le "SI Finances" (exécution financière des marchés)
• Conduire le changement et accompagner la montée à bord des Prescripteurs, Acheteurs, Rédacteurs de marchés, Chefs et Directeurs de services

Une solution déployée en quelques semaines, rapidement adoptée par les Utilisateurs tant elle est :

• Facile d'usage et collaborative
• Innovante et créatrice de valeur (elle donne accès à des informations et indicateurs jusqu'ici impossibles à produire)