Les « petits achats » publics : enjeux croissants et solutions innovantes

Depuis le 01 octobre 2015 le seuil de dispense de procédures dans les marchés publics a été relevé à 25 000 € HT.

L’objectif de cette réforme, est double :

• simplifier l’accès des PME et TPE à la commande publique
• accorder plus de souplesse aux acheteurs publics dans la gestion de leurs « petits achats ».

Si la loi ABC (ou de Pareto), appliquée aux achats, est vérifiée dans les collectivités, elle y est certainement moins probante qu’ailleurs. La diversité des compétences et activités d’une collectivité induit naturellement une grande diversité d’achats, et donc beaucoup de « petits achats ». Ceux-ci représentent jusque 40% de la dépense Achats et près de 80% des engagements (« les petites rivières font ici de grands fleuves »).

Les petits achats sont traditionnellement gérés directement par des Directions Opérationnelles soucieuses d’aller vite et de limiter leurs risques, en s’adressant aux fournisseurs qu’elles connaissent et en lesquels elles ont confiance. Le relèvement du seuil, sous lequel les marchés publics peuvent être conclus sans formalité, augmente donc mécaniquement l’assiette financière de ces « petits achats ».

Parallèlement à cette dynamique, il y a celle d’une fonction Achats / Marchés qui souhaite asseoir sa légitimité et choisit ses combats. Une fonction Achats/Marchés qui se professionnalise et centre ses efforts sur les marchés à forts enjeux.

Dans un contexte de maîtrise, voire de réduction, des effectifs; cet effet ciseaux (accroissement de la part relative des « petits achats » et recentrage des ressources Achats/Marchés sur les segments à enjeux) ouvre la voix à une pratique aujourd’hui développée dans le secteur privé : la gestion déléguée (ou externalisée) des petits achats (BPO Achats).

En termes mieux admis par le secteur public, une « Assistance à Maîtrise d’Ouvrage » (AMO) systématisée sur les petits marchés. Service opéré par un prestataire, organisé en « centre de services partagés ».

Les bénéfices attachés à une gestion déléguée des « petits achats » sont mutiples :

• Gains financiers sensibles (Mise en concurrence systématique)
• Gains de productivité et réactivité sur des marchés de faible montant, mais pour lesquels l’exigence du Client final reste forte
• Sécurité réglementaire accrue (Liberté d’accès, égalité de traitement et transparence)
• Sécurité contractuelle garantie via la mise en place de conditions générales d’achat
• Responsabilité sociétale confortée (Recours à des fournisseurs locaux, stimulation du tissu économique local)

Nos collègues d’AP Service (www.ap-service) ont mis en œuvre une plateforme (humaine et logicielle) de gestion des « petits achats ». Ces derniers 12 mois, une dizaine de collectivités ont franchi le pas et constatent :

• Des gains significatifs (Plus de 20%)
• Une satisfaction des Directions Opérationnelles, allégées de tâches administratives et accompagnées dans des délais maîtrisés
• Une satisfaction des Directions Achats/Marchés qui disposent enfin d’une visibilité sur les « petits achats », offrent un réel service à leurs Directions Opérationnelles et présentent des économies tangibles aux DGS et Elus.
• Une satsifaction des Directions des Affaires Juridiques qui limitent sensiblement le risque d’application des conditions générales de vente des fournisseurs

Les principes de fonctionnement sont extrêmement simples et peuvent être résumés comme suit :

• La Direction Opérationnelle rédige un cahier des charges (le cas échéant un bordereau de prix)
• La Direction Opérationnelle dépose le cahier des charges et précise les modalités de réponse sur la plateforme Web qui lui est mise à disposition
• L’AMO identifie les entreprises susceptibles de répondre au besoin de la collectivité, en sus de celles qui auraient été identifiées et suggérées par la Direction Opérationnelle
• Sous DLRO, l’AMO contacte et relance les entreprises, pour recueillir trois devis, a minima
• Les devis sont analysés par la Direction Opérationnelle
• Un ou plusieurs devis sont négociés par l’AMO
• Le pouvoir adjudicateur décide de l’attributaire et notifie celui-ci
• Le pouvoir adjudicateur passe commande et la comptabilité publique gère l’engagement.

Les marchés traités (entre 3K€ et 25K€) sur ce mode sont aussi divers que :

• Achat d’une mission de conseil en stratégie digitale
• Achat de liseuses et tablettes pour une médiathèque
• Achat d’un véhicule de police municipale
• Achat de matériels à moteurs pour entretien des espaces verts
• Achats de micro-tracteurs
• Achat d’une cuve à eau
• Achat d’une poinçonneuse
• Achat de transport d’œuvres d’art
• Achat d’une prestation d’éclairage pour un événement municipal
• Achat de décorations de Noël
• Achat d’animations dans le cadre de la semaine du handicap
• Achat de prestations de recrutement
• Achat de travaux d’asservissement de portes coupe-feu
• Achat de travaux d’installation de bornes de chargement de véhicules électriques
• …

L’évolution du cadre réglementaire et la professionnalisation des fonctions Achats/Marchés sont dictées par les objectifs assignés à une commande publique qui devient un véritable outil de politique publique. De nouvelles offres accompagnent ces transformations rapides. L’AMO « petits achats » en est une significative, certainement promise à un bel avenir.